Wie is Macobo-Stabo?
Met een familie van 75 eigen bouwprofessionals biedt multidisciplinair studiebureau Macobo-Stabo een reeks geïntegreerde ingenieursstudies aan: stabiliteit, gebouwtechnieken, duurzaamheid en akoestiek.
Ze werken rechtstreeks of in bouwteam voor projectontwikkelaars, architecten, aannemers en overheidsdiensten voor onder andere projecten in residentieel vastgoed, onderwijs, kantoren, het hotelwezen en openbare gebouwen. Macobo-Stabo heeft daarnaast ook een team gespecialiseerd in de ziekenhuis- en zorgsector.
Uitdaging
Een groot deel van de projectcommunicatie verloopt via email en dit in persoonlijke mailboxen van medewerkers. Wanneer mensen langdurig uitvallen of het bedrijf verlaten zitten al die mails in aparte mailboxen die dan gedeeld worden of .pst bestanden die op het netwerk worden gezet. Als gevolg hiervan wordt het tracé van communicatie versplinterd en is er nergens een centraal beheer van alle communicatie.
Voorgestelde oplossing
Via een webservice die ’s nachts draait lezen we de project archief mappen van de inbox/outbox van alle medewerkers uit en archiveren we de mails in het digitale dossier van het overeenkomstige project. Er werd een Graph koppeling gelegd op de Exchange omgeving van de klant zodat we programmatorisch toegang krijgen tot alle mailverkeer. Via de Afas connectoren worden de mails ingestuurd op het juiste project en gelinkt aan de juiste contactpersoon indien deze gekend is in de Afas omgeving.
Resultaat van de implementatie
De volledige mail archivering verloopt automatisch, de medewerkers moeten enkel hun in- en uitgaande mails in de juiste projectfolder slepen. Er is één digitaal projectdossier waarin alle projectdocumenten bewaard zitten incl. al het bijhorende mailverkeer.
Klant aan het woord
Een groot deel van onze communicatie met klanten verloopt per mail en het overzicht bewaren met alle persoonlijke mailboxen was onbegonnen werk. Melicts heeft als oplossing een webservice gebouwd waarin ons mailverkeer gecentraliseerd wordt in ons ERP systeem en de medewerkers gewoon kunnen blijven verder werken op hun vertrouwde manier in hun eigen mailbox. Zo kunnen we alle mails terugvinden op het project of de klant in Afas maar kunnen medewerkers hun eigen mailcommunicatie nog steeds beheren in hun eigen email client, the best of both worlds dus.
