Wie is MPI Oosterlo?
MPI Oosterlo vzw is een dynamische zorgorganisatie die ondersteuning biedt aan kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. Daarnaast zet de organisatie haar expertise in binnen de jeugdhulp voor kwetsbare kinderen en jongeren.
Met een 400-tal bevlogen medewerkers begeleiden zij meer dan 500 cliënten in uiteenlopende levensdomeinen zoals wonen, werken, leren, vrije tijd, sport en cultuur. Samen met cliënten en partners bouwen ze aan inclusie en maatschappelijke participatie — zorgzaam, betrokken en op maat van elk individu.
Uitdaging
Voor het beheer van zorgprocessen en cliëntadministratie maakt MPI Oosterlo gebruik van eCQare. Voor ordermanagement, HR en financiële processen koos de organisatie voor AFAS Software.
Om een volledige synergie tussen beide systemen te realiseren, was een structurele koppeling essentieel — met name voor de financiële processen. Zonder integratie zou dubbele invoer noodzakelijk blijven en was een efficiënte, foutloze werking niet gegarandeerd.
Voorgestelde oplossing
Melicts ontwikkelde meerdere webservices die de financiële processen tussen eCQare en AFAS automatisch synchroniseren:
- eCQare als master voor cliëntenbeheer
Nieuwe cliënten worden aangemaakt in eCQare en automatisch gesynchroniseerd met AFAS. - Automatische overdracht van facturen
Facturen worden opgesteld in eCQare en integraal doorgestuurd naar AFAS voor verdere verwerking en debiteurenopvolging. - Volledig geautomatiseerd doorboeken
Facturen worden automatisch geboekt in AFAS, waardoor manueel boekhoudwerk volledig verdwijnt.
De koppeling zorgt voor een naadloze gegevensuitwisseling zonder extra administratieve belasting.
Resultaat van de implementatie
Dankzij deze automatisering:
- Zijn financiële gegevens in beide systemen continu gesynchroniseerd
- Is manuele tussenkomst niet langer nodig
- Wordt dubbele invoer volledig vermeden
- Werd het boekhoudkundig doorboeken van facturen volledig geautomatiseerd
Dit resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing en verhoogde betrouwbaarheid van financiële gegevens. MPI Oosterlo kan zich hierdoor nog sterker focussen op haar kerntaak: kwalitatieve en efficiënte zorgverlening.
Klant aan het woord
AFAS was voor ons één van de voorkeursaanbieders in onze zoektocht naar een ERP-systeem voor aankoop, HR en financiële processen. De koppeling met ons zorgsysteem eCQare was daarbij een absolute voorwaarde.
Via AFAS kwamen we in contact met integratiepartner Melicts. Zij voerden eerst een grondige haalbaarheidsanalyse uit om onze wensen technisch af te toetsen. Dat traject gaf ons het vertrouwen om ook de volledige implementatie aan hen toe te vertrouwen.
De samenwerking verliep bijzonder professioneel. Vooraf werden duidelijke verwachtingen en afspraken vastgelegd, en die bleven gedurende het hele traject overeind — technisch, financieel en qua timing.
Dankzij het volledig geïntegreerde systeem kunnen wij vandaag efficiënter werken en onze cliënten nog kwalitatievere zorg aanbieden.
