Wie is M-Gineers?
M-Gineers is een multidisciplinair studiebureau met een team van 75 bouwprofessionals. Het bureau biedt geïntegreerde ingenieursstudies aan op het vlak van stabiliteit, gebouwtechnieken, duurzaamheid en akoestiek.
Ze werken rechtstreeks of in bouwteam samen met projectontwikkelaars, architecten, aannemers en overheidsinstanties aan projecten in residentieel vastgoed, onderwijs, kantoren, hospitality en openbare gebouwen. Daarnaast beschikt M-Gineers over een gespecialiseerd team voor de ziekenhuis- en zorgsector.
De organisatie groeide via verschillende overnames en bundelt vandaag zes entiteiten onder één holdingstructuur.
Uitdaging
Binnen de holdingstructuur moesten maandelijks voor zes entiteiten de loonboekingen worden verwerkt.
Dit bracht enkele complexe uitdagingen met zich mee:
- Het grootboekschema van de boekhouding stemde niet volledig overeen met dat van het sociaal secretariaat
- Rekeningen moesten manueel vervangen of gebundeld worden onder verzamelrekeningen
- Boekingsposten werden analytisch opgesplitst per dienst en zelfs per medewerker
- Het volledige proces was tijdrovend en foutgevoelig
De maandelijkse loonverwerking nam hierdoor meer dan een halve werkdag in beslag.
Voorgestelde oplossing
Melicts ontwikkelde een maatwerksoftwareapplicatie die op basis van de SODA-bestanden (XML-journaalposten van het sociaal secretariaat) alle loonboekingen automatisch verwerkt binnen AFAS Software.
De oplossing omvat:
- Automatische inlezing van SODA XML-bestanden
- Flexibele mapping van grootboekrekeningen (vervangen, bundelen of herstructureren)
- Configureerbare analytische verdeling per dienst of medewerker
- Automatische parameterophaling vanuit AFAS
Hierdoor verloopt het volledige boekingsproces zonder manuele tussenkomst.
Resultaat van de implementatie
Het manuele inboekingsproces werd volledig geautomatiseerd en herleid tot één eenvoudige actie.
- Loonboekingen gebeuren met één klik
- Boekingsgegevens worden digitaal overgenomen uit het XML-bestand
- Fouten in loonboekingen zijn uitgesloten
- De verwerkingstijd werd teruggebracht van meer dan een halve dag naar slechts enkele minuten
Dit levert niet alleen een aanzienlijke tijdswinst op, maar ook een kwalitatief betrouwbaarder financieel proces.
Klant aan het woord
Melicts ondersteunt ons al meer dan vijf jaar bij het beheer en de optimalisatie van ons AFAS-systeem. Na verschillende overnames hebben zij ons geholpen om de volledige omgeving opnieuw in te richten en alle legacy data correct te migreren.
Ook na de implementatie zijn ze betrokken gebleven bij het dagelijks beheer en verdere optimalisaties van onze omgeving. Ze ontwikkelden verschillende softwareapplicaties en webservices voor ons, waaronder deze SODA-importtool.
Waar we vroeger meer dan een halve dag per maand nodig hadden om de lonen voor onze verschillende vennootschappen te boeken, duurt dit nu nog slechts enkele minuten. Die tijdswinst kunnen we vandaag inzetten voor andere, meer waardevolle taken.
