Wie is KVC Westerlo?
KVC Westerlo is een Belgische voetbalclub uit Westerlo die uitkomt op het hoogste niveau van het Belgische voetbal, de Jupiler Pro League. De club is aangesloten bij de Koninklijke Belgische Voetbalbond onder stamnummer 2024 en speelt in de kenmerkende geel-blauwe clubkleuren.
Als ambitieuze middenmoter schreef Westerlo mooie momenten in zijn geschiedenis, met onder meer bekerwinst in 2001 en een topschutterstitel voor Toni Brogno in het seizoen 1999/2000. Vandaag staat de club bekend als een open en toegankelijke familieclub, stevig verankerd in de Kempense regio.
Uitdaging
KVC Westerlo beheerde de uitbetaling van lonen en vergoedingen voor medewerkers, VMO’ers en vrijwilligers via verschillende instanties en softwarepakketten.
Hoewel de benodigde bestanden werden aangeleverd in XML en ISX, konden deze niet rechtstreeks ingelezen worden op het betaalplatform. Als gevolg moesten alle betalingen manueel verwerkt worden, wat tijdrovend en foutgevoelig was, en de efficiëntie van het payrollproces aanzienlijk beperkte.
Voorgestelde oplossing
Melicts ontwikkelde een conversietool die XML- en ISX-bestanden omzet naar een Excel-formaat dat compatibel is met het betaalplatform.
Het proces werkt nu als volgt:
- De originele XML- en ISX-bestanden worden ingelezen in de tool
- De tool genereert automatisch een betaalbestand in het juiste formaat
- Alle betalingen kunnen in bulk en volledig automatisch uitgevoerd worden
Hierdoor wordt handmatige verwerking overbodig en worden fouten volledig uitgesloten.
Resultaat van de implementatie
Dankzij de implementatie van de tool kan KVC Westerlo:
- Vergoedingen van medewerkers en vrijwilligers in bulk uitbetalen
- Handmatige betalingen vermijden, wat tijd en administratieve last bespaart
- Fouten in het uitbetalingsproces volledig uitsluiten
De payrollprocessen verlopen nu sneller, efficiënter en betrouwbaarder, wat cruciaal is voor een organisatie met veel betrokken medewerkers en vrijwilligers.
Klant aan het woord
Melicts verzorgde voor ons de volledige inrichting van het AFAS ERP-systeem: CRM, HRM, Projecten, Ordermanagement en Financieel. Voorheen werkten we met verschillende, niet-geïntegreerde tools die geen koppeling hadden met onze boekhouding.
De nieuwe omgeving werd zo opgezet dat alle kritieke functionaliteiten uit onze vorige systemen behouden bleven. Bovendien werd alle legacy data succesvol gemigreerd, zodat we naadloos konden verder werken met onze bestaande gegevens.
Naast de implementatie ontwikkelde Melicts ook maatwerkapplicaties en webservices die diverse taken en processen automatiseren. Hierdoor werken we vandaag efficiënter en verlopen verschillende processen volledig automatisch op de achtergrond.
