Wie is Dataclean?
Sinds 1985 is DataClean gespecialiseerd in de professionele reiniging van hardware en datacenters. Met de voortdurende evolutie van IT-infrastructuren breidde het bedrijf zijn dienstverlening uit naar projectmatige ondersteuning bij onder meer verhuisprojecten, installaties, inventarisaties en roll-outs.
Door organisaties volledig te ontzorgen in het realiseren van comfortabele, efficiënte, veilige en hygiënische IT-omgevingen — op kantoor, in hubs of thuis — draagt DataClean actief bij aan het welzijn van medewerkers bij hun klanten.
Uitdaging
DataClean werkte binnen AFAS Software met een uitgebreide inrichting van vrije velden om hun offerte- en orderproces te beheren.
De berekeningen achter deze velden moesten manueel uitgevoerd worden door salesmedewerkers, op basis van verschillende parameters. Dit proces was:
- tijdrovend
- Complex
- Gevoelig voor fouten
- Afhankelijk van het type offerte of order
Door de variatie in berekeningsmethodes per documenttype werd het proces bovendien moeilijk schaalbaar en lastig te standaardiseren.
Voorgestelde oplossing
Melicts ontwikkelde twee maatwerk webservices die de AFAS-omgeving van DataClean quasi realtime monitoren.
Bij elke wijziging aan een offerte of order:
- Worden alle relevante berekeningen automatisch opnieuw uitgevoerd
- Worden de correcte waarden onmiddellijk teruggestuurd naar AFAS
- Blijven alle vrije velden tot enkele seconden na wijziging volledig up-to-date
Zo werd een complex manueel proces omgezet in een geautomatiseerde en betrouwbare workflow.
Resultaat van de implementatie
Dankzij de implementatie:
- Zijn alle berekeningen volledig gestandaardiseerd
- Zijn manuele fouten uitgesloten
- Worden offertes en orders per type steeds correct en uniform verwerkt
- Beschikt DataClean continu over accurate verkoopdata voor analyse en rapportering
De salesmedewerkers winnen dagelijks kostbare tijd en kunnen zich focussen op commerciële activiteiten in plaats van administratieve berekeningen.
Klant aan het woord
Onze samenwerking met Melicts startte vanuit enkele AFAS-inrichtingsvragen. Via hun consultancy kregen we snel en efficiënt oplossingen aangereikt voor diverse ad hoc cases.
Tijdens deze samenwerking ontdekten we dat zij ook maatwerk webservices en applicaties ontwikkelen bovenop de standaard AFAS-functionaliteit. Voor de berekeningsvelden in onze offertes en orders hebben zij met twee webservices een structurele oplossing gebouwd die ons verlost van terugkerende, tijdrovende handelingen in ons salesproces.
Sinds de ingebruikname besparen onze medewerkers dagelijks aanzienlijke tijd binnen de sales pipeline.
Het volledige traject — van technische analyse tot implementatie, testing en productie-uitrol — verliep bijzonder vlot. Eén projectverantwoordelijke coördineerde het geheel met korte communicatielijnen, waardoor bijsturen snel en efficiënt kon gebeuren. De oplossing werd volledig volgens verwachting opgeleverd, binnen budget en binnen de afgesproken timing.
